業務改善フレームワーク「5W1H」を解説します

業務改善フレームワークの5W1Hは英語の授業で習うこともありますが、WHO誰が・WHEREどこで・WHAT何を・WHENなぜ・HOWどのようにの部分の頭文字をとったもので、ビジネスでもよく使われています。5W1Hは情報伝達や文章構成・共有する時やアイデアを出し合う時にも有効利用できる、便利な業務改善フレームワークなので、新人社員研修でもビジネスマナーとして学習することが多くなります。他人に物事をわかりやすく伝えたい時は、自分自身で事柄の整理をしたい時はいつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのようにと順序立てて考えると、わかりやすく伝えたいことも伝わりやすくなります。

いつ・どこでということについては情報を整理しながら、次の誰が何をの部分で結論を明確にして行くのですが最後になぜ・どのようにで様々な補足をすることができるので、必要最低限お情報を正しく伝えることができます。これにより要件もスッキリするので聞き手にもわかりやすく、内容を理解してもらいやすくなりますしビジネスをするにはコストがかかりますが、ここにいくつを付け加える場合もありプレゼンや企画書にも使えます。ビジネスシーンで活躍する業務改善5W1Hは、文章作成やアイデアの出し合い・マーケティングに活用できますし、特にビジネスマンは企画書やメールを作成することが多く文章作成能力が必須になります。

人とのコミュニケーションが上手い人は、聴き手に対して具体的なイメージが浮かびやすいようにこの順番で会話を組み立てていますし、情報を漏れなく収集することで伝えることができるメリットもあります。ちょっとした文章を読むだけで内容が把握できる場合は、この状況を理解できるほどの情報が5W1Hの順番で盛り込まれているからで、伝わりにくい文章はこの中の一部分だけを説明するのでなんとなくわかる状態が続きます。聞き手にとっては何から始まる会話の切り出しは混乱する傾向にあり、人が脳内で具体化できる情報には順番があり一定の法則があるので、基本パターンは人が持っている理解能力に適応している理想の順番です。

応用する場合は問いを目的により適切なものに置き換えることで、分析しやすい順番や納得感を聞き手に与えられる順番に組み替え、実際にビジネスにおいても使用頻度が高い事例になります。聞き手にアクションを起こしてほしい場合は、効果が高いものはなぜを初めに伝えることですがプレゼンテーターのなぜが明確であるほど、聞き手に対しては納得感を与えることができます。