営業職が行うべき業務改善ポイントは?

営業をしている女性

営業職の業務改善は色々ありますが、必ず一番に上がる問題は残業が多いことで電話での営業やメール営業をしたり、商談をするために顧客を訪問することも多いので営業職に付随する事務作業が多くなります。またただ顧客を訪問するだけではなくその前に提案するための資料を作成する必要がありますし、会議の資料作成や毎日の日報作成・上司へ報告するための長文メールなども含まれています。エクセルシートへ案件管理のための入力を行ったり、ときには在庫管理システムへの入力もあるのですが日中は外回りをしているのでこれらの事務作業は、事務所へ帰ってきてから行うため必然的に残業が多くなります。

顧客の対応がメインですが、その他にもミーティングや会議などへ時間が取られることも多く営業部門で行われるミーティングや打ち合わせは、外回りから帰ってきた後に行うのでこれらも残業として扱われます。顧客の訪問は取引先の時間帯に合わせる必要があるので、夕方に時間が決まると移動時間を含めて考えると必然的に残業になる可能性が高いですし、営業職にとっては昇進やボーナスを上げるために実績を作ることが大切なので断りにくいです。しかし数字に追われるばかりで時間を気にせず働く人が多いのも問題で、会社によっては高いノルマが設定されているので追い込まれて無理をしてしまうケースも見られます。

残業をすれば会社にとっても残業代を支払うことになるので、人件費が増えることにつながり最近では業務改善の取り組みとして残業を減らすことも視野に入れられています。営業職の残業が増えることで人件費以外でも会社に損失があるとされますが、それは営業機会の損失で資料や報告書などを作成したり、各システムへ入力したりする似たような業務や作業が多いのでミスが増えるということです。最終的にそれらのミスを修正するためにいろいろなところで調整が行われ、時間が取られることもあるので無駄ですし、資料を各営業が作成した場合は似たような資料を他の人も作成している可能性があります。

このような無駄な時間があれば新規開拓をする時間を作れなかったり、取引先の訪問時間を作れなかったりして残業はしているけど、本来の目的である営業の成績が全く上がっていないという結果になります。
長時間労働の根本的な原因は情報共有がされなかったり、プロセスも最適化になっていないことがあり、業務改革で改善できる問題ばかりが挙げられます。