事務職が行うべき業務改善ポイントは?

電話対応をしている女性社員

事務職の業務改善方法で効果的なことは、各社員の業務内容やその量を見直すことからはじめますがどのような仕事を誰が行っていて、時間をかけているかの把握ができますし、個人間の業務の偏りをさらに認識することができます。期間などを決めて実績ベースで報告することがシンプルですし、ここで無駄とされる作業はやめてしまうことも業務改善効果が上がりますし、問題提起をすることで効率的に行えていないことがわかります。削減する対象を決めていきますがそこを洗い出せば似たような業務がいくつかあっても、かける時間が大きく変わりますし日々の仕事の中に小さな改善を組み込むことで、業務改善を共有しあうことが大切です。

削減対象を決定したら期間を決めて大まかな計画を立てますが、その方法を変えたり、割合を変えるなども自社内で完結しない時は、外からのリソースを使えばコストがかかるので人件費と比較して費用対効果があるかを確認します。ターゲットになる対象とある程度の計画を立てれば成功に導くため、さらに具体的な計画を立てていき実行するときに意識することは、明確なゴールと計画を設定することです。具体的に何を改善していけば良いのかを設定し、3日で行っている業務を1日に短縮することもありそのゴールをもとにして、スケジュール管理をしっかり行っていくことがポイントになります。

業務改善を事務職で行う場合は現場で実際にメリットがあるかなどを共有し、現場でも一丸となって協力できるように一定の裁量を与える方法が有効で、洗い出しを行なった業務の中でも必要がなければやめる決断が必要です。無駄な資料の作成やあまり意味をなしていないミーティングの時間などで、定例化されるとなかなかやめることができないものの一つで、決定事項がない場合は見切りをつけたほうが他の業務へ集中できます。ただ何も決める事がなく進捗の報告だけをするのは意味がなく無駄な時間なので、集まって報告する必要がないですし残業するはずの仕事を朝のミーティング時間に充てれば、定時で帰ることが可能です。

さらに朝の方が頭の回転もはやいとされるので、午後になって事務職へ集中するよりは全てを午前へ移動させた方が効率が良いですし、昼休憩を仕事に当てている人は具体的な解決方法になっていないので改善するようにします。残業を根本的に減らすには時間の工夫ではなく、無駄な業務の見直しやプロセスを改善することが大切で、個人ベースで工夫や努力をすることも大切ですが組織の中で取り組んでいくことが最も早いです。